Zawartość

• Kroki
• Rada
• Ostrzeżenie

Chcesz napisać profesjonalny i uprzejmy list o pracę? Większość wiadomości służbowych jest wstępnie sformatowana i łatwa do skopiowania, wystarczy zmienić treść wiadomości. Poczta firmowa musi zawsze zawierać datę, informacje o nadawcy, odbiorcy oraz kilka akapitów w treści wiadomości. Jeśli chcesz napisać obrazek, wykonaj poniższe czynności i popraw niezbędne punkty, aby odpowiadały standardom Twojej firmy.

Kroki

Część 1 z 4: Wiadomość otwierająca

1. 

   Zrozum format. Niezależnie od tego, o czym jest Twój list, istnieją pewne standardy dotyczące wyglądu listu, których musisz przestrzegać. Listy biznesowe należy pisać popularną czcionką, taką jak Arial lub Times New Roman. Musisz ręcznie podświetlić akapity w wiadomościach. Oznacza to, że zaczynasz nowy akapit, naciskając dwukrotnie klawisz „return”. Nie używaj polecenia wcięcia do podświetlania akapitów.
   • Pozostaw margines około 2 cm na wszystkich krawędziach.
   • E-mail powinien być również napisany popularnymi czcionkami. Nie używaj czcionek imitujących pismo odręczne lub kolorowych, z wyjątkiem czarno-białych w korespondencji służbowej.

2. 

   
   
   Wybierz odpowiedni rodzaj papieru. List roboczy należy wydrukować na papierze o wymiarach 22 cm x 28 cm („rozmiar listowy”). Jeśli nie jesteś w USA, możesz użyć papieru formatu A4. Niektóre długie kontrakty można drukować na papierze o wymiarach 22 cm x 36 cm („format Legal”).
   • Jeśli drukujesz do wysyłki, powinieneś wydrukować go na firmowym papierze firmowym. Dzięki temu list ma bardziej profesjonalny wygląd, a także logo Twojej firmy i dane kontaktowe.

3. 

   
   
   Podaj informacje o swojej firmie. Podaj nazwę i adres firmy, w którym każda część adresu jest zapisana w innym wierszu. Jeśli jesteś właścicielem lub pracujesz jako freelancer, zastąp nazwę firmy własnym imieniem lub wpisz swoje imię nad nazwą firmy.
   • Jeśli Twoja firma ma wstępnie zaprojektowany papier firmowy, możesz go użyć zamiast wpisywać nazwę i adres firmy.
   • Jeśli sam wpisujesz adres, wyrównaj do prawej lub do lewej na górze strony, w zależności od Ciebie i preferencji Twojej firmy.
   • Jeśli wysyłasz pocztę za granicę, wpisz nazwę kraju wielkimi literami.

4. 

   
   
   Dodaj datę. Pisanie pełnowartościowe to najbardziej profesjonalny wybór. Na przykład możesz wpisać „1 kwietnia 2012” lub „1 kwietnia 2012”. Datę należy pozostawić wyrównaną, kilka wierszy poniżej adresu nadawcy.
   • Jeśli Twój list zostanie napisany w ciągu kilku dni, podaj datę zakończenia listu.

5. 

   Podaj informacje o odbiorcy. Wpisz pełne imię i nazwisko odbiorcy, stanowisko (jeśli istnieje), nazwę firmy i adres pocztowy, a następnie podziel te informacje na oddzielne wiersze. W razie potrzeby dodaj numer referencyjny. Informacje o odbiorcy należy pozostawić uzasadnione kilkoma wierszami poniżej daty.
   • Najlepiej wysłać list do zidentyfikowanej osoby. W ten sposób osoba, do której wysyłasz wiadomość, może odpowiedzieć na Twoją wiadomość. Jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której powinieneś wysłać wiadomość, zrób małą próbę. Możesz zadzwonić do firmy i zapytać o dokładne imię i nazwisko oraz stanowisko osoby.

6. 

   Wybierz powitanie. Powitanie jest wyrazem szacunku dla odbiorcy listu, a rodzaj powitania zależy od tego, czy znasz osobę, do której wysyłasz wiadomość, jak bardzo ją znasz i jak uroczysty jest list. . Możesz rozważyć następujące opcje:
   • „Do kogo to może dotyczyć” (do osób zaangażowanych) tylko kiedy Nie wiesz, do kogo, a zwłaszcza do kogo chcesz wysłać wiadomość.
   • Jeśli nie znasz adresata Twojej wiadomości, zaczynając od „Szanowny Panie / Szanowna Pani” (Szanowny Panie / Szanowna Pani)) jest opcją bezpieczną.
   • Możesz również użyć tytułu i nazwiska odbiorcy, na przykład „Drogi Doktorze Smith” (Drogi Profesorze Smith).
   • Jeśli dobrze znasz adresata wiadomości i masz z nim bliskie relacje, możesz zadzwonić do niego po imieniu, na przykład „Droga Zuzanno”.
   • Jeśli nie jesteś pewien płci odbiorcy wiadomości, po prostu wpisz pełne imię i nazwisko, np. „Drogi Krisie Smithie” (Witaj Kris Smith).
   • Nie zapomnij wpisać przecinka po powitaniu lub dwukropka po „Do kogo to może dotyczyć”.
   Reklama

Część 2 z 4: Tworzenie treści wiadomości

1. 

   Prosto do problemu. Czas to pieniądz, jak głosi maksyma, większość przedsiębiorców nienawidzi marnowania czasu. Dlatego treść listu powinna być przedstawiona zwięźle i profesjonalnie. Napisz list, w którym odbiorca będzie mógł go szybko przeczytać, przechodząc od razu do rzeczy i podsumowując swoją opinię w pierwszym akapicie. Na przykład, zawsze możesz zacząć od „Piszę do ciebie w sprawie…” (piszę do niego w sprawie…) i od tego zacząć.
   • Nie używaj teksturowanego języka, dużych szturchańców ani długich, okrągłych zdań - powinieneś przekazać to, co chcesz powiedzieć, tak zwięźle i jasno, jak to tylko możliwe.
   • Wyraź to przekonująco. Wydaje się, że głównym celem pisania listu jest przekonanie czytelnika do zrobienia czegoś: zmiany zdania, poprawienia błędu, wysłania pieniędzy lub podjęcia jakiejś czynności. Spróbuj przekonać odbiorcę wiadomości, aby zrobił to, co chcesz.

2. 

   Użyj zaimka osoby. Najlepiej byłoby, gdybyś w swoim liście używał zaimków „ja” (ja), „my” (my) i „ty” (ty). Opisz to jako „ja” (ja) i nazwij czytelnika „ty” (przyjaciel / dziadek / babcia / brat / siostra).
   • Uwaga, jeśli piszesz w imieniu organizacji. Jeśli dajesz firmie perspektywy rozwoju, powinieneś użyć określenia „my” (nas), aby dać znać czytelnikom, że przemawiasz w imieniu firmy. Jeśli piszesz o swojej osobistej opinii, użyj „ja” (ja).

3. 

   
   
   Pisz jasno, zwięźle i zwięźle. Poinformuj czytelników, co dokładnie chcesz powiedzieć. Czytelnicy szybko odpowiedzą na Twoją wiadomość tylko wtedy, gdy treść Twojej wiadomości będzie jasna. W szczególności, jeśli chcesz, aby czytelnicy wyciągnęli wnioski lub podjęli działania w odpowiedzi na Twój list, powiedz im. Wyjaśnij swoją tezę w możliwie najkrótszy sposób.

4. 

   
   
   Używaj zdań aktywnych. Opisując sytuację lub składając prośbę, używaj raczej aktywnego niż pasywnego. Zdania bierne mogą sprawić, że Twój list będzie niejasny lub nie wskazywać osoby, której dotyczy. Ponadto zdanie czynne jest usprawnione i prostsze. Na przykład:
   • Zdanie bierne: Okulary przeciwsłoneczne nie są projektowane ani produkowane ze względu na ich trwałość.
   • Proaktywne oświadczenie: Twoja firma projektuje i produkuje okulary przeciwsłoneczne bez względu na ich trwałość.

5. 

   
   
   Miej odpowiednio otwarty umysł. Listy są pisane przez ludzi i adresowane do ludzi, więc unikaj sztywnych liter, jeśli to możliwe. Nie możesz zbudować nowej relacji za pomocą nieosobowego listu i braku otwartości. Jednak unikaj używania potocznego języka lub slangu, takiego jak zwroty „wiesz” (wiesz), „mam na myśli” (mam na myśli) lub „chcę” (chcę to zrobić - skróć „chcę”). duży'). Niech twój ton będzie poważny, ale przyjazny i entuzjastyczny.
   • Jeśli dobrze znasz odbiorcę, powinieneś złożyć mu serię miłych życzeń nieformalnie.
   • Kieruj się własnym osądem, decydując, w jakim stopniu chcesz wyrazić siebie. Czasami odrobina humoru może pomóc Ci zawrzeć udaną transakcję, ale bądź ostrożny, gdy drażnisz się, może to być błąd.

6. 

   Uprzejmy i uprzejmy. Nawet jeśli napiszesz list ze skargą lub wyrażeniem obaw, nadal możesz być uprzejmy. Postaw się w sytuacji odbiorcy i wymyśl wszelkie pomysły, które przyjdą Ci do głowy, w rozsądny sposób, aby czytelnicy zobaczyli, że zawsze jesteś entuzjastyczny i chętny do pomocy.
   • Na przykład możesz złożyć surową skargę w ten sposób: „Myślę, że masz kiepskie okulary przeciwsłoneczne i nigdy więcej ich nie kupię”. Możesz jednak napisać bardziej uprzejmie: „ Jestem rozczarowany okularami przeciwsłonecznymi Twojej firmy i planuję w przyszłości zakup okularów w innym miejscu.

7. 

   Użyj szablonu nagłówka „druga strona” dla dodatkowych stron. Większość listów biznesowych powinna być krótka na jednej stronie. Ale jeśli problem, o którym mówisz, jest dłuższy, na przykład umowa lub kwestia prawna, możesz potrzebować kilku dodatkowych stron. Użyj szablonu papieru firmowego „druga strona”, który zwykle ma skrócony adres i ten sam rodzaj papieru, co papier firmowy na pierwszej stronie.
   • Numeracja stron u góry strony wraz z drugą i kolejnymi stronami. Możesz również dodać nazwy i daty odbiorców.

8. 

   Podsumowanie treści. W ostatnim akapicie podsumuj główne punkty i jasno określ kroki planu działania lub czego możesz oczekiwać od odbiorcy. Pamiętaj, że odbiorca może skontaktować się z Tobą, aby zapytać lub porozmawiać, podziękować mu za zainteresowanie listem i Twoim problemem. Reklama

Część 3 z 4: Kończące się listy

1. 

   Wybierz końcowe zdanie. Ostatnie zdanie, podobnie jak pozdrowienie, świadczy o szacunku adresata i powadze listu. „Z poważaniem” lub „Z poważaniem” jest zwykle bezpiecznym wyborem; Możesz rozważyć inne opcje, takie jak „Serdecznie”, „Z poważaniem” (Z poważaniem), „Z poważaniem” i „Z poważaniem” (Z poważaniem). Możesz też wybrać nieco mniej formalne, ale profesjonalne zakończenie, np. „Wszystkiego najlepszego”, „Najlepsze życzenia”. , „Serdecznie pozdrawiam” i „Dziękuję” i „Dziękuję”. Użyj przecinków po zdaniu.

2. 

   Znak. Pozostaw około czterech wierszy pustych, a następnie podpisz. Podpisz swój podpis po wydrukowaniu listu lub jeśli wyślesz go pocztą e-mail, zeskanuj swój podpis i wklej go w tej części wiadomości. Do podpisu należy wybrać tusz niebieski lub czarny.
   • Jeśli podpisujesz list w czyimś imieniu, napisz „pp:” przed swoim podpisem. „Pp” oznacza „per procurationem” (np. „Przez agencję” lub „w imieniu”).

3. 

   Wpisz swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Pod podpisem wpisz swoje imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail oraz wszelkie możliwe metody kontaktu. Każda informacja jest zapisana w osobnym wierszu.

4. 

   Dodaj skrót maszynistki. Jeśli ktoś inny niż Ty napisał list, powinieneś dołączyć inicjały tej osoby pod podpisem. Czasami dołączano inicjały osoby, która napisała list. Dlatego ważne jest, aby rozróżnić osobę, która napisała list, od tego, kto napisał list.
   • Na przykład, jeśli dodasz tylko inicjały maszynistki, zapisz je małymi literami: mj
   • Jeśli dodasz skróty autora, zapisz je dużymi literami, a skrót maszynistki małymi literami: RW: mj. Możesz również użyć ukośnika między dwoma skrótami: RW / mj.

5. 

   Zwróć uwagę na załączone dokumenty. Jeśli dołączasz dokument, aby odbiorca mógł go zobaczyć, dodaj do niego adnotacje w kilku wierszach poniżej informacji kontaktowych, podając numer i typ dokumentu. Na przykład możesz napisać: „Załączniki (2): życiorys, broszura” („Załącznik (2): życiorys, broszura”).
   • Możesz również użyć skrótu „Załączniki” jako „Załączniki”. lub „Enc.”.

6. 

   Dodaj odbiorców. Jeśli wysyłasz kopię listu do innej osoby, powinieneś umieścić w liście nazwisko tej osoby. Możesz dodać adnotację, wpisując „cc:” w wierszu „Załączniki”, „cc” oznacza „kopię grzecznościową”, a jej imię i nazwisko oraz stanowisko („cc” to „Kopia kalka” (kopia kalkowa), gdy list jest wpisany na kalce).
   • Na przykład napisz: „DW: Mary Smith, Wiceprezes ds. Marketingu” („Szanowna Pani: Mary Smith, Zastępca Kierownika ds. Marketingu”).
   • Jeśli chcesz dodać kolejnego odbiorcę, wpisz imię drugiej osoby bezpośrednio pod imieniem pierwszej osoby i nie potrzebujesz „cc:”.
   Reklama

Część 4 z 4: Gotowe

1. 

   Edytuj swoją wiadomość. Wygląd jest kluczowym elementem dla profesjonalnego pisarza. Z pewnością czytelnik z łatwością zauważy, że jesteś kompetentny i odpowiedzialny, poprawiając najmniejsze błędy w liście. Możesz uruchomić polecenie pisowni, aby sprawdzić pisownię w słowie, ale możesz także sprawdzić, uważnie czytając list przed wysłaniem.
   • Zastanawiam się, czy list był jasny i zwięzły. Czy istnieje akapit zawierający więcej niż trzy lub cztery zdania? Jeśli tak, czy możesz usunąć niepotrzebne akapity.
   • Jeśli list jest naprawdę ważny, możesz poprosić znajomego lub współpracownika o szybkie sprawdzenie go. Czasami wystarczy kilka sekund na przeczytanie, aby dostrzec błędy lub niezdarne użycie słów, których mogłeś nie zauważyć.

2. 

   Nie zszywaj poczty. Jeśli wiadomość ma wiele stron, unikaj zszywania wiadomości. Jeśli chcesz się upewnić, że strony są ułożone prawidłowo, użyj spinacza w lewym górnym rogu.

3. 

   Mailing. Jeśli wysyłasz pocztę, użyj koperty firmowej. Jeśli jest dostępna koperta z logo Twojej firmy, użyj jej. Wyraźnie wydrukuj adres zwrotny i adres odbiorcy. Złóż list na trzy części, aby po otwarciu wiadomości przez odbiorcę pierwsza część wiadomości była składana u góry, a następnie otwierana do zakładki u dołu. Upewnij się, że masz wystarczającą liczbę znaczków, a następnie wyślij.
   • Jeśli uważasz, że odręczny adres jest rozmazany i nie pasuje do Twojego profesjonalnego stylu, wpisz go słowem, włóż kopertę do drukarki i wydrukuj adres na kopercie.
   • Jeśli list jest niezwykle ważny i / lub pilny, należy wysłać go kurierem.
   • Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mailem, przekonwertuj ją do formatu HTML lub zapisz wiadomość jako PDF, aby zachować format. Jednak wysyłka papierowa jest lepsza.
   Reklama

Rada

• Do podpisywania listów używaj dobrego długopisu.
• Szybki. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na prośbę nadawcy w ciągu tygodnia, powiedz mu o tym i daj mu znać, kiedy otrzymają od Ciebie odpowiedź.
• Skoncentruj się na pozytywach. Mów o tym, co możesz zrobić, a nie o tym, czego nie możesz. Na przykład, jeśli nie masz produktu w magazynie, nie mów klientowi, że nie możesz zrealizować jego zamówienia, zamiast tego powiedz, że produkt jest popularny, więc Twojej strony nie ma w magazynie. . Następnie powiedz im, kiedy możesz im zaoferować produkt.
• Jeśli piszesz list z dużą ilością treści, powinieneś najpierw wymienić te rzeczy.
  • Wypisz wszystkie rzeczy, które chcesz omówić. Nie martw się o zamówienie.
  • Dla każdej treści wypisz słowa kluczowe, przykłady, argumenty i fakty.
  • Przejrzyj zawartość konspektu, aby była odpowiednia dla Twojego celu i odbiorców.
  • Usuń wszelkie niepowiązane problemy.
  • Ułóż informacje w kolejności najbardziej odpowiadającej czytelnikowi.

Ostrzeżenie

• Nie pisz listów z pochlebnymi zdaniami. Prawdziwy komplement jest akceptowalny, ale jeśli zrobisz to w nadmiarze, czytelnik poczuje, że pracujesz pochlebiając, a nie swoimi umiejętnościami.
• Nie używaj zbyt ostrego i narzucającego się tonu. Pamiętaj, że listem biznesowym próbujesz wzmocnić lub nawiązać współpracę zawodową.