Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 3: Korzystanie z listy
• Metoda 2 z 3: Korzystanie z harmonogramu
• Metoda 3 z 3: Eliminacja czynników rozpraszających

Może jesteś studentem z pełnym rozkładem zajęć i próbujesz lepiej zarządzać swoim czasem lub jesteś pracodawcą, który chce mieć pewność, że jego pracownicy przestaną marnować czas. Bez względu na to, jaką pełnisz rolę, prawdopodobnie będziesz chciał skupić się na tym, jak stworzyć codzienną rutynę, która zapewni, że nie będziesz tracić czasu i jak najlepiej wykorzystasz swój dzień. Pomocne mogą być strategie organizacyjne, takie jak listy i harmonogramy, a także podejmowanie kroków w celu wyeliminowania wszelkich czynników rozpraszających, które pochłaniają cenny czas.

Do kroku

Metoda 1 z 3: Korzystanie z listy

1. Utwórz listę swoich zadań na dany dzień. Zacznij od kartki papieru i długopisu. Pomyśl o zadaniach, które chcesz zaplanować na dany dzień lub o obowiązkach, które masz, i zapisz je wszystkie. Może to być lista typu „artykuły spożywcze, pranie, sprzątanie, praca domowa” lub „raporty o stanie klienta, e-maile, spotkania, dokumenty”.
   • Dodaj do listy tyle zadań, ile możesz wymyślić, od mniejszych do większych. Spróbuj pomyśleć o każdym obowiązku lub zadaniu na dany dzień, aby upewnić się, że trafi ono na Twoją listę priorytetów.
2. Organizuj zadania od najwyższego do najniższego priorytetu. Jednym ze sposobów na mądrzejszą pracę jest skupienie się najpierw na najwyższym priorytecie, a następnie przejrzenie listy do punktów o najniższym priorytecie. Nazywa się to zasadą 80/20, zgodnie z którą czynności, które przyniosą największe korzyści, powinny zająć 80% Twojego czasu. Czynności, które przynoszą najmniejsze korzyści, powinny zająć około 20% Twojego czasu.
   • Przejrzyj swoją listę i nadaj każdemu zadaniu numer, od najwyższego do najniższego priorytetu. Następnie ułóż je w kolejności, tak aby były uporządkowane od najwyższego do najniższego, z nadaniem priorytetu i tego, co każde zadanie Ci przynosi.
3. Utwórz grupy powiązanych zadań. Gdy masz już ponumerowaną i uporządkowaną listę priorytetów, utwórz mniejsze grupy zadań, które składają się na określony proces. Na przykład utwórz grupę zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile i dzwonienie do klientów, które składają się na godzinny proces i nazwij to „kontakt z klientem”. Następnie możesz płynnie i łatwo wykonać dowolne zadanie w wyznaczonym czasie.
   • Spróbuj to zrobić dla wszystkich swoich zadań, aby nie musieć przełączać się między różnymi procesami ani tracić czasu na zastanawianie się, które zadanie wykonać jako następne. Grupowanie powiązanych zadań pomoże Ci poprawić zarządzanie czasem i zmniejszyć stres podczas pracy nad listą priorytetów.
4. Daj sobie mniej czasu na każde zadanie. Zgodnie z prawem Parkinsona, mniej czasu na wykonanie zadania skróci czas potrzebny na wykonanie tego zadania. Zamiast nadmiernie przydzielać czas, ogranicz czas, który możesz zwolnić na każde zadanie, abyś musiał wykonać to zadanie szybciej. Możesz zacząć robić to ostrożnie, stopniowo poświęcając mniej czasu na każde zadanie, aż osiągniesz idealny punkt, w którym nie musisz się spieszyć, ale także nie masz czasu na zwlekanie lub marnowanie.
   • Z biegiem czasu rozwiniesz dobre zarządzanie czasem, zwłaszcza jeśli jesteś zmuszony spędzać nie więcej niż ograniczoną ilość czasu na każdym zadaniu. Jest to pomocne, jeśli masz tendencję do trzymania się tej samej rutyny lub jeśli codziennie masz do czynienia z podobną listą zadań.
5. Nagradzaj się, gdy lista będzie kompletna. Po zaznaczeniu wszystkich zadań na liście, zwykle pod koniec dnia pracy, powinieneś przyznać sobie niewielką nagrodę. Może to być miła kolacja, lampka wina lub czas na zabawę i relaks. Nagradzanie siebie zapewni Ci motywację do wykonywania wszystkich zadań każdego dnia.
   • Możesz także określić, jaka będzie twoja nagroda przed rozpoczęciem dnia, abyś mógł wykorzystać nagrodę jako motywację do wykonania swoich zadań. Załóżmy na przykład, że musisz się uczyć do testu i planujesz wyjść na kolację z przyjaciółmi. Następnie wykorzystaj te plany na tę kolację jako powód do dalszej nauki i wykonaj to zadanie już dziś, aby nie przegapić kolacji.

Metoda 2 z 3: Korzystanie z harmonogramu

1. Zrób harmonogram na każdą godzinę swojego dnia. Napisz to na kartce papieru lub użyj kalendarza na komputerze, aby utworzyć pudełka na każdą godzinę dnia pracy lub godziny dnia, w którym nie śpisz. Może to być od dziewięciu do pięciu lub od dziesięciu do siedmiu. Chociaż nie musisz wypełniać każdego przedziału czasowego z dokładnością do minuty, pomocne może być upewnienie się, że każda godzina dnia jest uwzględniona w harmonogramie.
   • Zacznij od wypełnienia każdej godziny dnia wymaganym zadaniem na ten dzień. Możesz zacząć od najważniejszych zadań, a następnie kontynuować pracę, aż dojdziesz do najmniej ważnych. Jeśli uważasz się za osobę poranną, możesz zdecydować o zaplanowaniu trudniejszych zadań wcześniej w ciągu dnia, ale jeśli wiesz, że zwykle zaczynasz dopiero po obiedzie, możesz zdecydować się na wykonanie bardziej skomplikowanych zadań nieco później. , dzień. Postaraj się dostosować swój harmonogram do własnych potrzeb i nawyków pracy, ponieważ w ten sposób, jeśli zaczniesz go używać, szanse na powodzenie harmonogramu będą większe.
   • Możesz utworzyć szablon swojego harmonogramu na tablicy lub w kalendarzu (na urządzeniu mobilnym), aby móc go aktualizować codziennie, w zależności od harmonogramu na ten dzień.
2. Daj sobie 10 minut przerwy co jedną do dwóch godzin. Skupienie się na zadaniu lub grupie zadań przez ponad 1-2 godziny może być trudne. Rób 10-minutową przerwę co godzinę lub co dwie godziny, aby nie czuć się przepracowany lub przepracowany. Podczas tej mini przerwy warto wstać i przejść się po biurze lub porozmawiać z kolegą w kafeterii. Możesz napić się kawy lub wybrać się na krótki spacer na zewnątrz. Postaraj się, aby przerwy nie były dłuższe niż 10 minut lub mniej, aby Twój harmonogram nie był zaburzony.
   • Możesz także wziąć 10 głębokich oddechów co godzinę, aby oczyścić umysł i zrobić sobie przerwę. Może to pomóc w uzyskaniu innego spojrzenia na zadanie, które wykonujesz lub będziesz wykonywać, i pozwoli Ci przez chwilę skupić się na sobie, pomimo intensywnego dnia w pracy.
3. Spróbuj wykonać każde zadanie poprawnie za pierwszym razem. Lepiej nie spieszyć się i poprawnie wykonać każde zadanie od razu, niż pośpiesznie przeglądać kalendarz i pomijając jedno spojrzenie na każde zadanie. Szybkie przeglądanie wiadomości e-mail może prowadzić do ciągłej wymiany wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli wysyłasz tajemnicze lub mylące wiadomości e-mail do klientów. Wciśnij hamulce i poświęć trochę czasu na napisanie wyraźnych e-maili lub przeczytanie notatek ze szkoły. Właściwe wykonanie zadania za pierwszym razem może zaoszczędzić wiele straconego czasu na dłuższą metę.
4. Od czasu do czasu poproś znajomego lub współpracownika, aby skupił się na Tobie. Czasami potrzebujemy wsparcia innych, aby skupić się na zadaniach, które należy wykonać. Od czasu do czasu poproś bliskiego przyjaciela, rodzica, rodzeństwo lub współpracownika, aby sprawdził Twój harmonogram.
   • Mogą wtedy przynieść Ci filiżankę kawy lub powiedzieć coś miłego, dzięki czemu możesz poświęcić chwilę na uśmiech lub pośmiać się, a następnie wrócić do swoich codziennych zadań. Chociaż możesz być zajęty, samo spotkanie towarzyskie z przyjacielem może poprawić nastrój i prowadzić do lepszego zarządzania czasem.

Metoda 3 z 3: Eliminacja czynników rozpraszających

1. Unikaj przypadkowego sprawdzania e-maili. Losowe sprawdzanie poczty e-mail może stworzyć wzorzec „start-stop-start” w Twoim dniu roboczym i prowadzić do marnowania czasu. Unikaj ciągłego otwierania programu pocztowego w ciągu dnia, zwłaszcza jeśli masz skupić się na zupełnie innym zadaniu. Zaplanuj 3 razy w ciągu dnia, aby sprawdzić pocztę: wcześnie rano, po obiedzie i po południu. Zapewnia to, że nie rozprasza Cię ciągły strumień wiadomości e-mail przez cały dzień i masz zarezerwowany czas na obsługę wiadomości e-mail.
   • Tę samą zasadę można zastosować do innych form komunikacji, takich jak poczta głosowa, wiadomości tekstowe lub rozmowy telefoniczne. Nie próbuj być dostępny przez cały czas, chyba że spodziewasz się ważnej wiadomości lub telefonu. Ogranicza to wszelkie przerwy w przepływie pracy i pomaga trzymać się harmonogramu.
2. Wyłącz telefon i połączenie internetowe. Jeśli to możliwe, wybierz co najmniej godzinę dnia roboczego, w której telefon i połączenie internetowe są wyłączone. W ten sposób możesz w pełni skoncentrować się na swojej pracy, gdy jest to konieczne, bez rozpraszania się przez telefon lub Internet.
   • Oszczędzenie sobie tego rozproszenia może również pomóc w napisaniu pracy magisterskiej lub wyczerpującego raportu. Wyciszając telefon, upewniasz się, że nie masz wymówki, by sprawdzać telefon co pięć minut lub dać się wciągnąć w przewijanie w mediach społecznościowych.
3. Poinformuj innych wokół siebie, że nie chcesz, aby Ci przeszkadzano. Staraj się nie zachęcać innych, aby cię rozpraszali lub rozpraszali innych, informując wszystkich wokół siebie, że pracujesz.Może to oznaczać zamknięcie drzwi lub postawienie tabliczki informującej, że nie chcesz, aby Ci przeszkadzano.Możesz także wysłać wiadomość e-mail po całym biurze, aby przypomnieć wszystkim, że określone godziny to ciche godziny pracy.
4. Staraj się nie odrywać od rutyny. Po sporządzeniu listy zadań (lub harmonogramu pracy), w tym środków ostrożności, aby uniknąć rozproszenia, wykorzystaj siłę woli i koncentrację, aby trzymać się rutyny. Większość ludzi zna różnicę między czasem dobrze wykorzystanym a straconym, więc uważaj, aby nie wpaść w pułapkę, która marnuje czas. Wykorzystaj swój harmonogram jako wsparcie, a pod koniec dnia będziesz cieszyć się poczuciem spełnienia i dobrze spędzonym czasem.