Napisz list z wnioskiem o przedłużenie - Wskazówki

Zawartość

Kroki
Rada
Ostrzeżenie

Czasami musimy poprosić o przedłużenie z wielu powodów życiowych. Może jesteś na studiach i potrzebujesz więcej czasu, aby skończyć swój esej, może masz problem z ukończeniem projektu w pracy.Skuteczny i właściwy list odnawiający jest zawsze ważny. Powinieneś poświęcić trochę czasu na dokładne przemyślenie swoich potrzeb: jak długo musisz ubiegać się o przedłużenie i dlaczego? Następnie napisz formalny list, wyślij go i skontaktuj się ze spokojem.

Kroki

Metoda 1 z 3: Postępuj zgodnie z konwencją pisania oficjalnego listu

Przedstawia nagłówek strony. Data przesłania znajduje się w prawym górnym rogu strony. Pozostaw wiersz poniżej pusty i wpisz swój adres, również wyrównany do prawej. Następnie wyczyść wiersz i wpisz pełny adres odbiorcy w lewej części strony.
- Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, możesz pominąć datę i adres, zaczynając od pozdrowienia. Musisz jednak upewnić się, że nagłówek jest jasny i skuteczny. Na przykład, jeśli wysyłasz list do swojego profesora, możesz wpisać w temacie: „List rozszerzający - Nguyen Hoang Minh - B2 klasa K34”.
Napisz pełne i formalne pozdrowienia. Zacznij od słowa „Szanowny Panie”, po którym następuje tytuł i imię i nazwisko odbiorcy. Na przykład „Szanowny Panie Nguyen Hai Trieu” lub „Szanowna Pani Bui Phuong Mai”. Niektóre tytuły mogą być bardziej złożone, na przykład „Drogi profesorze Nguyen Duc Cuong” lub „Drogi przewodniczący Nguyen Van An”.
- Jest to formalna rekomendacja, więc zachowaj swój styl i treść formalną, nawet jeśli dobrze poznajesz te osoby. Nie pisz „Hello Hanh”.
- Spróbuj znaleźć konkretną osobę, do której chcesz wysłać list. W przeciwnym razie Twój list będzie wyglądał jak przykładowy list. Na przykład „Szanowny Przewodniczący Nguyen Van An” byłby lepszy niż „Szanowne Władze”.
Użyj krótkiego układu. Treść listu powinna mieć 1-3 paragrafy. W wielu przypadkach możesz zacząć od 2-3 wierszy. Jeśli chcesz rozszerzyć o pełne 3 akapity, wystarczy oddzielić je na początek, treść i koniec.
- Na początek listu możesz napisać: „Nazywam się Nguyen Hoang Minh, uczeń w klasie B2 K34”. To przypomni profesorowi, aby pamiętał i nie tracił czasu na zastanawianie się, kim jesteś.
Zwróć uwagę na koniec. Nie lekceważ znaczenia solidnego zakończenia. Użyj tych ostatnich zdań, aby powtórzyć sprawę (w jednej linii) i podziękować odbiorcy za poświęcenie czasu na przeczytanie wiadomości. Możesz napisać: „Jestem wdzięczny za rozważenie mojej propozycji”.
- Najlepiej zamknąć list pozdrowieniem przed podpisaniem. Niektóre dobre opcje to: „Z poważaniem”, „Drogi”, „Witaj”.
- Jeśli potrzebujesz odpowiedzi, podaj to na końcu. Zwykle można to połączyć z podziękowaniem. Na przykład: „Dziękuję za uwagę, czekam na wiadomość od Ciebie w przyszłym tygodniu”. Uważaj jednak, aby nie być zbyt nachalnym.
Wpisz swoje imię i nazwisko oraz podpis. Pod powitaniem „Z poważaniem” trzymaj 3-4 rzędy dalej. Następnie wpisz swoje pełne imię i nazwisko i wyrównaj do lewej. Użyj miejsca powyżej, aby podpisać się atramentem. Jeśli planujesz wysłać wiadomość e-mail, możesz wyczyścić miejsce i wpisać w nim swoje imię i nazwisko. Reklama

Metoda 2 z 3: omów treść wiadomości

Napisz jak najszybciej. Przygotuj się do napisania listu, gdy tylko dowiesz się, że konieczne jest złożenie wniosku o przedłużenie. Musisz dać odbiorcy dużo czasu na podjęcie decyzji w Twojej sprawie. Musisz także pokazać, że jesteś przygotowany, nawet jeśli prosisz o dostosowanie swojego harmonogramu.
Określ, jak długo chcesz dodać. Weź pod uwagę wszystkie czynniki i przedstaw realistyczne zalecenia. Jeśli termin złożenia wniosku jest zbyt krótki, może być konieczne ponowne złożenie wniosku. Musisz dołożyć wszelkich starań, aby uniknąć dotrzymania terminów, dlatego najlepiej oszacować ilość dodatkowego czasu.
- W zależności od sytuacji może być konieczne napisanie listu w ramach procesu negocjacji. W takim przypadku powinieneś ubiegać się o termin dłuższy niż przewidywany czas, abyś mógł pójść na kompromis i zgodzić się w połowie.
- Szacowany czas na podstawie aktualnego postępu i niedokończonych części projektu. Na przykład, jeśli pracujesz nad projektem doradczym przez trzy miesiące, prawdopodobnie otrzymasz oszacowanie, ile pozostało pracy.
- Musisz także zdawać sobie sprawę z limitu czasu, przed którym stoi odbiorca wiadomości. Może są też pod presją terminów. Na przykład profesorowie uniwersytetów często muszą wystawiać oceny w połowie semestru i muszą opierać się na tym terminie dla studentów.
Uwaga na obowiązujące przepisy. Przed złożeniem wniosku o przedłużenie musisz zweryfikować aktualne terminy. Nie pozostawiaj wrażenia, że jesteś brakiem organizacji, prosząc o przedłużenie bez zrozumienia obecnej sytuacji. Na przykład niektóre agencje rządowe wymagają złożenia petycji w ciągu 24 godzin od pierwszego skontaktowania się. Jeśli to nie zadziała, możesz narzekać, że czas jest zbyt ograniczony.
Podaj rozsądne wyjaśnienie. Poświęcasz trochę czasu na napisanie listu odnawiającego, a odbiorca również poświęci czas na przeczytanie; więc musisz poprawnie napisać list. Uważnie zastanów się nad prawdziwym powodem, dla którego potrzebujesz więcej czasu i uczciwie przedstaw to swojemu odbiorcy. Nie kłam ani nie przesadzaj, bo to tylko ci zaszkodzi.
- Jednym z dobrych powodów jest to, że chcesz, aby praca została wykonana starannie i starannie. Na przykład, jeśli pracujesz nad projektem, w którym może to mieć wpływ na bezpieczeństwo innych, możesz ze współczuciem o tym wspomnieć.
- Jeśli masz więcej niż jeden powód, aby ubiegać się o przedłużenie, wybierz ten, który jest najbardziej odpowiedni i skup się na nim. Na przykład, jeśli spóźnisz się z przyjęciem oferowanej pracy, powiedz im, że chcesz dowiedzieć się więcej o kosztach wysyłki (jeśli to prawda), zamiast dawać im do zrozumienia, że czekasz na słowo. zaproś innego.
Wskaż kilka starannie dobranych szczegółów. Podane szczegóły sprawią, że Twój list będzie wyglądał na autentyczny i zręczny. Jest to szczególnie ważne, jeśli przesyłasz list do agencji rządowej lub innej organizacji, której nigdy nie spotkałeś.
- Na przykład, jeśli twój dziadek zmarł dwa dni przed złożeniem eseju, najlepiej jest przedstawić ten fakt jako „nagły wypadek rodzinny”, a nie tylko ogólnie „pilny”. Możesz też wspomnieć o jego śmierci i kilka informacji o swoich planach.
- Uporządkuj swoje dokumenty przed wysłaniem listu odnawiającego. Możesz potrzebować opisu wykonanej pracy i aplikacji, szczególnie podczas pracy z agencjami rządowymi lub innymi oficjalnymi organizacjami. W twoim interesie leży udowodnienie, że do tej pory wykonałeś każdy krok procesu.
Zachowaj pozytywny styl i treść. Nikt nie chce czytać listu pełnego skarg. Zamiast tego po prostu dokonaj krótkiej i krótkiej prezentacji negatywnych faktów, a następnie przedstaw pozytywne rozwiązania. Na przykład, jeśli uważasz, że pensja początkowa jest zbyt niska, możesz napisać: „Potrzebuję więcej czasu na rozważenie Twojej oferty. Uważam jednak, że wyższa pensja może pomóc mi wydajniej pracować.
Przeczytaj wiadomość ponownie przed wysłaniem. Poświęć co najmniej kilka minut na ponowne przeczytanie wiadomości, zanim ją wyślesz. Sprawdź, czy nie występują błędy edycji i pisania. Uruchom na komputerze oprogramowanie do sprawdzania gramatyki i pisowni. Wyślij go zaufanemu przyjacielowi, aby ponownie przeczytał. Nie spiesz się ani nie pomijaj tego kroku; w przeciwnym razie odbiorca wiadomości będzie miał wrażenie, że jesteś niechlujny, a to wpłynie na efekt końcowy. Reklama

Metoda 3 z 3: Wyślij wiadomość do odbiorcy

Zrób kopię lub zapisz list. Po przeczytaniu szkicu listu i przed wysłaniem zrób zdjęcie (przekonwertuj je do formatu PDF), zapisz rękopis online lub skopiuj w tradycyjny sposób. Możesz również nagrać datę wysyłki, jeśli nie zgadza się z datą widoczną na górze wiadomości. Zachowaj tę kopię w bezpiecznym miejscu do użytku osobistego.
Umieść w zwykłej skrzynce pocztowej. Zabierz go na pocztę, daj listonoszowi lub włóż do skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz mieć pewność, że poczta dotrze do odbiorcy, możesz poprosić o usługę follow-up za dodatkową opłatą.
- Jeśli chcesz wysłać pocztę papierową, musisz ją wydrukować za pomocą drukarki i dobrej jakości atramentu. Odnowienia odręczne nie są generalnie akceptowane.
Wyślij e-mail do odnowienia. To prawdopodobnie najlepszy sposób na wysyłanie odnowień z mniejszą ilością czasu i pewności. Musisz zweryfikować adres e-mail odbiorcy przed jego wysłaniem i pamiętaj, aby w temacie umieścić swój identyfikator, jeśli dotyczy.
- Odbiorca będzie dokładnie wiedział, kiedy wysłałeś wiadomość e-mail. Pamiętaj o tym, jeśli chcesz wysyłać pocztę późno w nocy.
- Twój e-mail powinien być formalny, łącznie z adresem e-mail, którego używasz do wysyłania. Powinieneś wysłać tę wiadomość e-mail za pomocą konta profesjonalnego. Na przykład list wysłany z konta e-mail [email protected] jest odpowiedni.
- Jeśli wysyłasz pocztę faksem, pamiętaj o zachowaniu strony potwierdzenia, aby udowodnić, że wiadomość została wysłana pomyślnie i że wiadomość została odebrana.
Dzwoń, zamiast pisać listy. Jeśli chcesz złożyć wniosek o przedłużenie w ostatniej chwili, lepiej porozmawiać z tą osobą przez telefon. W takim przypadku musisz również być formalny i jasno przedstawić swoją sprawę. Reklama

Rada

Spróbuj pisać listy o długości do jednej strony. W ten sposób Twój list wydaje się kompletny i łatwy do odczytania.
Zwróć uwagę, czy odbiorca wiadomości wysyła odpowiedź, na przykład wiadomość z potwierdzeniem.

Ostrzeżenie

Podchodź realistycznie do obietnic. Nie ubiegaj się o przedłużenie tylko po to, aby spędzić dodatkowy czas na wypełnianiu innych dodatkowych misji.
Dobrze wykorzystaj wydłużony czas. Prawdopodobnie nie będziesz chciał ponownie starać się o przedłużenie.
Sprawdź, czy do wiadomości dołączyłeś niezbędne formularze. Ponadto niektóre organizacje proszą Cię o skorzystanie z ich formularza listowego.