Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 2: Grzecznie odwołać spotkanie
• Część 2 z 2: Umów się na kolejne spotkanie
• Porady

Niezależnie od tego, czy jest to spowodowane nieoczekiwanym opóźnieniem, problemami drogowymi czy nieporozumieniem w planowaniu, konieczność odwołania spotkania jest czasami nieunikniona. Przekazywanie wiadomości osobie, za którą będziesz tęsknić, może być zniechęcające, ale jeśli będziesz uczciwy, uprzejmy i poinformujesz ją tak szybko, jak to możliwe, ta osoba prawdopodobnie zrozumie. Umów się na nowe spotkanie w tym samym czasie, gdy odwołasz lub jak najszybciej, i zaproponuj spotkanie blisko osoby, aby jej to ułatwić.

Do kroku

Część 1 z 2: Grzecznie odwołać spotkanie

1. Jak najszybciej skontaktuj się z osobą, z którą się zgodziłeś. Im dłużej z tym będziesz czekać, tym trudniej będzie mu to zrobić. Rezygnując z dużym wyprzedzeniem, potwierdzasz, że szanujesz jego czas.
2. Zadzwoń, aby osobiście odwołać spotkanie, jeśli anulujesz w ostatniej chwili. Jeśli jest to mniej niż jeden dzień, powinieneś zadzwonić bezpośrednio do osoby, z którą się umówiłeś. Wysyłanie e-maili, SMS-ów lub dzwonienie do pracownika może okazać się zaniedbaniem, gdy zawracasz mu głowę zmianą w ostatniej chwili.
3. Zaproponuj szczere przeprosiny. Nawet jeśli anulujesz spotkanie z dużym wyprzedzeniem, daj mu znać, że przepraszasz, że musiałeś odwołać spotkanie. On lub ona mógł anulować inne plany spotkania z Tobą i prawdopodobnie spowodowałeś dla niego niedogodności, anulując.
   • Wystarczą krótkie i proste przeprosiny, na przykład „Przepraszam, tym razem nie dam rady”.
   • Nie używaj niejasnego języka ani nie mów, że „może” nie możesz dotrzymać umowy. Zawsze lepiej być prostolinijnym i uczciwym.
4. Krótko wyjaśnij, dlaczego nie odniesiesz sukcesu. Jeśli masz dobry powód, np. Utrudnienia w ruchu lub choroba, poinformuj go, że dlatego musiałeś odwołać rezerwację. Jeśli masz mniej akceptowalny powód, np. Zapomniałeś o spotkaniu lub przypadkowo zaplanowałeś podwójną wizytę, podaj ogólne wyjaśnienie, na przykład: „Wyskoczyło coś, od czego nie mogę uciec”.
   • Nie ma potrzeby szczegółowo omawiać przyczyny, nawet jeśli jesteś uczciwy. Kontynuowanie haftowania może sprawiać wrażenie, że coś wymyślasz.
   • Nigdy nie mów „pomiędzy czymś ważniejszym” ani tym podobnym.
   • Nie usprawiedliwiaj się. Ryzykujesz, że druga osoba dowie się, że nie byłeś sprawiedliwy, co może pogorszyć sytuację.
5. Niech osoba wie, że cenisz jej czas. Pamiętaj, aby podkreślić, że doceniasz jego zmianę terminu spotkania i przykro nam, że musisz odwołać. Wyjaśnij, że zdajesz sobie sprawę, że jego czas nie jest nieograniczony.
   • Jest to szczególnie ważne, jeśli druga osoba miałaby cię poznać jako przysługę, na przykład profesjonalistę w Twojej dziedzinie z większym doświadczeniem.

Część 2 z 2: Umów się na kolejne spotkanie

1. Zaproponuj ponowne spotkanie, jeśli anulujesz. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić kłopotów z późniejszą zmianą terminu, ale także pokaże, że nadal jesteś zainteresowany spotkaniem. Dzwoniąc lub wysyłając e-mail w celu anulowania, powinieneś zakończyć, mówiąc, że chcesz przełożyć termin, kiedy najbardziej mu to odpowiada.
2. Daj kilka razy, kiedy możesz się spotkać. Musisz postarać się dotrzymać harmonogramu drugiej osoby, ale warto dać jej kilka opcji do wyboru. Dowiedz się trzy lub cztery razy, kiedy jesteś dostępny i zapytaj, czy te godziny są dla niego wygodne.
   • Na przykład możesz powiedzieć: „Jestem wolny w piątek po godzinie 14:00 i zawsze w poniedziałek lub wtorek między 13:00 a 17:00. Czy te czasy są dla Ciebie dogodne, czy wolisz inny czas? ”
3. Zaproponuj spotkanie blisko nich. Aby zrekompensować odwołanie pierwszego spotkania, warto postarać się, aby przełożone spotkanie było dla niego łatwiejsze. Zaproponuj, że spotkasz się z osobą w jej biurze lub w pobliżu miejsca, w którym będzie w tym czasie.
   • Możesz również zasugerować spotkanie przez Skype lub Google Hangouts, jeśli osoba, z którą chcesz zmienić termin, jest bardzo zajęta lub jest daleko.
4. Wybierz czas, w którym wiesz, że Ci się uda. Po jednokrotnym anulowaniu konieczność ponownego anulowania może być jeszcze bardziej irytująca lub niewygodna, a także może zaszkodzić reputacji osoby, z którą się spotykasz. Sprawdź dokładnie swój harmonogram i upewnij się, że nowy uzgodniony czas jest dla Ciebie dogodny i nie ma dużej szansy na coś niespodziewanego w tym czasie.
   • Na przykład, jeśli nie masz żadnych spotkań w grudniu, ale z doświadczenia wiesz, że Twój kalendarz będzie pełny w okolicach świąt, lepiej nie przenosić spotkania na te dni.
5. Zapisz uzgodniony czas. Gdy już wybierzesz godzinę zmiany terminu, umieść ją w swoim kalendarzu. Możesz również utworzyć fizyczną notatkę i umieścić ją w miejscu, w którym zobaczysz, aby sobie przypomnieć.
6. Podziękuj osobie za cierpliwość podczas spotkania. Rozpocznij spotkanie, dziękując osobie lub osobom, które spotkałeś, za przesunięcie terminu. Nie musisz ponownie przepraszać, ale pokazanie, że doceniasz go za dostosowanie swojego harmonogramu, pokazuje, że doceniasz jego czas.

Porady

• Powinieneś unikać odwoływania spotkań tak bardzo, jak to możliwe, ponieważ może to być dla ciebie złe i zaszkodzić twoim związkom.
• Jeśli spotkałeś się z kimś, za którego usługi płacisz, na przykład z konsultantem, sprawdź, czy ma on zasady anulowania.