Jak wysłać faks

Wideo: How to Send a Fax from a Fax Machine

Zawartość

Kroki
Metoda 1 z 2: Przed wysłaniem faksu
Metoda 2 z 2: Wysyłanie faksu
Porady
Ostrzeżenia
Czego potrzebujesz

Jeśli jesteś jednym z tych ignorantów, którzy nigdy wcześniej nie słyszeli o faksie lub kiedyś wiedzieli, ale zapomnieli, to czas odświeżyć pamięć i dowiedzieć się więcej o nowych technologiach. Należy pamiętać, że istnieje ogromna liczba odmian faksów, więc najpierw należy zapoznać się z instrukcją obsługi tego urządzenia, która jest dołączona do zestawu. Większość faksów wymaga najpierw wysłania listu przewodniego, a następnie wybrania numeru i bezpośredniego wysłania faksu.

Kroki

Metoda 1 z 2: Przed wysłaniem faksu

1 Utwórz list motywacyjny. Faksy są często używane przez wszystkich w biurze lub przez określoną grupę osób. Ponieważ każdy w pobliżu może przeczytać faks, dobrym pomysłem może być wysłanie listu motywacyjnego. Zapewni to, że właściwa osoba otrzyma Twój faks.
- List motywacyjny zawiera imię i nazwisko odbiorcy, treść faksu oraz liczbę stron. Powinna również zawierać informacje o nadawcy, takie jak imię i nazwisko oraz numer faksu, aby w razie potrzeby odbiorca mógł wysłać odpowiedź.
2 Wybierz numer faksu. Następnie musisz wybrać numer faksu, tak jak zwykle wybierasz numer telefonu. Większość nowych faksów nie musi wprowadzać kodu, aby wysłać dokument w obrębie miasta, ale nadal jest to konieczne w przypadku wysyłania na odległość. Niektóre faksy wymagają wprowadzenia numeru kierunkowego niezależnie od lokalizacji. Przekonaj się sam lub zapytaj kogoś o swoją maszynę.
- Kod kraju (na przykład Rosja odpowiada cyfrze „7” na początku numerów telefonu i faksu) jest czasami stosowany w przypadku połączeń lokalnych, ale tylko w połączeniu z numerem kierunkowym. W przypadku połączeń międzynarodowych prawie zawsze wymagane jest użycie kodu kraju.
- Ponadto w przypadku komunikacji na odległość w danym kraju często trzeba wybrać „8”. Przeczytaj instrukcje lub zapytaj kogoś o funkcje Twojego faksu.
- Upewnij się, że używasz numeru faksu, a nie numeru telefonu osoby, z którą chcesz się skontaktować. Często te liczby są drukowane obok siebie na wizytówkach i bardzo łatwo je pomylić patrząc na niewłaściwą linię.
3 Określ metodę podawania papieru. Należy upewnić się, że arkusz z materiałami do wysłania został umieszczony po właściwej stronie faksu. Możliwe jest zeskanowanie zawartości dokumentu tylko wtedy, gdy papier jest ułożony w określony sposób, a jeśli włożysz arkusz do góry nogami, wyślesz czysty faks. Przed wysłaniem faksu upewnij się, że papier jest we właściwej pozycji.
- Metoda podawania papieru różni się w zależności od faksu. Na szczęście wszystkie faksy mają znaczniki wskazujące prawidłową pozycję papieru. Poszukaj symbolu złożonego arkusza papieru w pobliżu obszaru podawania papieru. Zobaczysz, że jedna strona tego arkusza jest czysta, a po drugiej są linie.
  - Jeśli linie są po zagiętej stronie, włóż papier pustą stroną do siebie.
  - Jeśli zagięty róg jest pusty, arkusz należy włożyć do faksu przodem do siebie.
4 Faks we właściwym formacie. Faksy są zaprojektowane do pracy z arkuszami o standardowych rozmiarach. Jeśli spróbujesz wysłać dokument o niestandardowym rozmiarze, nie będziesz mógł tego zrobić, a ponadto może to spowodować zacięcia papieru, a nawet uszkodzenie faksu.Jeżeli jednak istnieje potrzeba wysłania dokumentu o niestandardowym rozmiarze, należy wykonać kopię w odpowiednim rozmiarze za pomocą kserokopiarki i już ją wysłać, a nie oryginał.
- Najpopularniejsze rozmiary papieru do faksów i drukarek to A4 i papier firmowy.

Metoda 2 z 2: Wysyłanie faksu

1 Użyj faksu, aby wysłać dokument. Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków możesz rozpocząć wysyłanie faksu. Teraz włóż papier właściwą stroną, wybierz potrzebny numer, a następnie kliknij przycisk „wyślij”. Jest to zwykle duży i widoczny przycisk. Gratulacje! Wysłałeś faks!
- Zauważysz, jak po naciśnięciu przycisku wysyłania urządzenie kilkakrotnie wydaje sygnał dźwiękowy i trochę brzęczy. To jest w porządku. W ten sposób faksy komunikują się ze sobą. Po kilku minutach od pomyślnego wysłania faksu usłyszysz wyraźny sygnał potwierdzający to. Jeśli wystąpią problemy podczas wysyłania i faks nie przejdzie, usłyszysz charakterystyczny nieprzyjemny dźwięk. Teraz będziesz musiał sprawdzić swój faks, aby określić występujący problem.
2 Użyj Internetu, aby wysłać faks. Materiały typu Fax to Fax można również przesyłać przez Internet. Istnieje wiele firm świadczących tego rodzaju pomoc, których usługi w większości przypadków kosztują. Może to być mądra inwestycja, ale tylko wtedy, gdy rzadko wysyłasz faksy i w związku z tym nie chcesz kupować faksu ani korzystać w tym celu z usług kurierskich.
- PamFax to doskonała usługa faksu Skype. Jednak w tym przypadku będziesz musiał trochę zapłacić.
- HelloFax to usługa, która bardzo dobrze integruje się z Dyskiem Google i ułatwia faksowanie dokumentów Dokumentów Google. Będziesz mieć możliwość bezpłatnego wysłania kilku faksów jako usługi testowej, ale opłaty będą naliczane później.
3 Użyj e-maila, aby wysłać faks. W zależności od numeru faksu odbiorcy możesz mieć możliwość bezpłatnego wysłania dokumentu. Ale tutaj warto wziąć pod uwagę, że ta funkcja dotyczy ograniczonej liczby numerów faksów i umożliwia wysyłanie informacji w ograniczonych ilościach.
- Możesz sprawdzić dostępność tej opcji dla określonego numeru faksu w Internecie.
- Użyj tego szablonu, aby utworzyć adres, na który wyślesz e-mail: „[email protected]”
- Usuń cudzysłowy i zmień numer faksu (w tym kody kraju i regionu) oraz imię i nazwisko ("pierwsze" i "ostatnie") na osobę, do której wysyłasz faks.
- Pamiętaj, że w ten sposób można przesyłać tylko tekst. Do listu nie można dołączyć pliku PDF ani żadnych innych materiałów.

Porady

Zawsze wprowadzaj pełny numer, łącznie z kodem kraju i numerem kierunkowym.
Większość faksów jest dostarczana z instrukcją obsługi. Przestudiuj to dokładnie przed podjęciem działań.

Ostrzeżenia

Wysyłając informacje poufne, należy liczyć się z tym, że KAŻDY będzie mógł odczytać faks wydrukowany po stronie odbiorczej. Przed wysłaniem sprawdź dokładnie numer, aby upewnić się, że odbiorca znajduje się w pobliżu faksu.